Les mindre

La oss se videre

Sett at vi godtar det meste av det som blir foreslått av endringer og implementerer, så skulle man tro at man gjorde en veldig god jobb! Men ved å gjøre dette blindt, så vil det oppstå endel utfordringer som på sikt blir veldig kostbare.

Det første man mister, er evnen til å planlegge fremover. Man lager løsninger hvor man kun ser på den første løsningen som kan implementeres. Videre slutter man å følge de retningslinjer som man hadde satt seg for systemutvikling og dokumentering.

Hver gang ting endres, benyttes samme metodikk: løs oppgaven så raskt som mulig. Det går etter hvert på bekostning av systemet i sin helhet. Man mister system og orden og man får en løsning som blir stadig vanskligere og mer ressurskrevende å jobbe med.

Resultatet blir at man er fullstendig reaktiv på alle ønskene som fremsettes. Det stilles ikke lenger spørsmål med hva som er det beste for bedriften, men man argumenterer om hvor mye man kan få gjort på raskest mulig tid. Og hva som er viktig blir helt og holdent et produkt av hvem som syns mest.

Jobbe eller endre

Til vanlig gjør man arbeidet sitt slik det er beskrevet eller slik man har lært det. Men når man skal arbeide med å forbedre, så må man nullstille seg fra sitt daglige arbeid. Da skal man se objektivt på hvordan man arbeider. Om mitt arbeid er å pakke utsendelser, så vil jeg ha gjort en forbedring dersom jeg sender ut flere pakker i løpet av en dag f.eks. For å få dette til, så kan det være at jeg foreslår å gjøre forenklinger ved pakkingen. Så blir dette gjennomført og man leverer flere pakker. Det ser ut som ting er forbedret, men på samme tid dukker det opp flere og flere klager om varer som er skadet. Ettersom det er vanskelig å både gjøre sitt arbeid og samtidig analysere hva man gjør objektivt, så overlater man dette som regel til en uavhengig person, gjerne med erfaring.

For det første, skal man se på helheten når man analyserer. Dvs at man ser på hvor oppgavene oppstår, hva som skal gjøres og hvorfor. Man skal se på hva man måles etter og det skal avgjøres om man oppnår resultatet man så for seg ved endringer, samt at det ikke oppstår negative endringer andre steder i bedriften. Dette er aspekter som man ikke ser på når man er opptatt med å utføre sin daglige jobb.

GJØR DETTE:

I stedet for å drive av gårde som en båt uten seil og kjøl, må man bestemme seg for at man starter med å løse de forretningsmessig utfordringene som gir mest payback pr investert krone. Dette er prioriteringen som må settes på agendaen. Først da vil man kunne se hva man skal ta tak i. Det blir dermed også mye enklere å ta beslutninger på hvor fort man vil gå frem. Det ser man enkelt på likviditetsbudsjettene.

Når man endrer strategi slik, vil man være som en båt med seil og kjøl, man vet hvor man går, hvor raskt og hva det koster. Da kan man planlegge. Men det krever også at dem som analyserer hvilke områder som er viktigst, er erfarne og har en plan.

Hva er det viktigste? Jo, det er vare/tjeneste og penge strømmen igjennom forretningen. Det er hva man lever av. Det er det viktigste. Når man har gjort de forbedringene man kan på dette området, kan man se på støttefunksjonene og andre funksjoner som bygger opp og sikrer at hovedlinjen igjennom forretningen styrkes.

Når man skal sette igang forbedringsarbeid, skal man ALLTID starte med å se på hvordan man FAKTISK arbeider i dag. Skriv ned og tegn. Deretter lager man et forslag til forandringer. Man kan så sammenligne dette med hvordan man faktisk arbeider, og vil raskt kunne regne ut kostnad og gevinst.

Dersom det er flere gode forslag til endringer, rangerer man disse etter hvor mange mennesker som er involver, hvor mye trafikk og penger som påvirkes, og selvsagt hvor mye kostnaden er. Ut fra dette, vil man enkelt kunne prioritere.

Man er da proaktiv i å velge veien videre.

Her kan du abonnere

Les mindre

Mål

Samflyt er et selskap laget for å bistå bedrifter i å få en bedre arbeidshverdag for alle ansatte og eiere. Ved å skrive artikler om forskjellige emner på en praktisk måte, er håpet at dette initiativet vil åpne opp for interesse hos flere og flere.

I praksis

For å forankre disse artiklene i den praktiske hverdagen, utvikles det tester som alle kan ta for å bevisstgjøre hvor man selv er. Testene skal også gi en indikasjon på hvor mye man kan forbedre økonomien og sin egen hverdag ved å følge enkle råd og oppskrifter.

Visjon

Visjonen er at mennesker og bedrifter samarbeider for å få en bedre felles hverdag, slik at vi en gang kan si:

Bevisstgjøring og rydding

Det er mange veier til en bedre hverdag, men den Samflyt har valgt, er den hvor bevisstgjøring og rydding gjør veien fremover synlig. Bevisstgjøring oppmuntres igjennom å tilby artikler med godt innhold og tester som viser hvordan. Rydding følger som et resultat av å ønsker å gjøre noe med den situasjonen man er i.

Frykt og motstand

Men hvor mange ganger har man ikke startet noe basert på en god idé for så å bli stoppet rundt neste sving? Man vil møte motstand og frykt for endring, og dette er forventet. Så hvordan løser man dette? Jo, man må dykke ned, bevisstgjøre og rydde! Noe skal vi ta med oss videre, og noe skal vi ikke. Det viktige er at vi ser på hva som ligger bak våre tidligere valg. Dette må belyses, og så kan vi gå videre.

En ny hverdag

Samflyt skal være en plass hvor man arbeider sammen om å finne praktiske og gode løsninger for folk flest. Nye artikler, tester, samarbeid og kurs vil være tilgjengelig her.

Her kan du abonnere

Les mindre

Til vanlig

Hvor mange møter har man i gjennomsnitt i løpet av en arbeidsuke? Det avhenger veldig av hva man jobber med og hvilken rolle man har. Er man en selger, vil man gjerne ha møter hvor man besøker kunder og kun får avsatt en gitt tid. Man har gjerne en fast agenda, kort tid, innøvd presentasjon og definerte aksjoner for oppfølging. Med andre ord er dette gjerne effektive møter.

Interne møter

Men hva så med interne møter hvor man kanskje kjenner møtedeltakerne godt og gjerne vil benytte anledningen til å være sosial i tillegg? Dersom møtene er mer arbeidsmøter og man vet at det man ikke blir ferdig med i dag kan man jobbe med senere? Det er klart det skjer noe! Det kan godt være at man faktisk ikke ønsker å endre måten man gjennomfører møter på, men det er endel ting man skal være bevisst på, slik at man vet hvilke valg man tar for seg selv og andre:

Andres tid

Jeg vil tro at folk flest kommer til møter selv om de kanskje ikke har veldig lyst fordi de ikke føler det er viktig nok, eller at de ikke har tid. Noen tenker kanskje at i stedet for dette møtet kunne man ha sendt en mail eller tatt noen telefoner. Det er slik i arbeidslivet at man vil fremstå som velvillig. Man går i møter selv om man er presset på tid eller er usikker på om man trenger å være tilstedet. Er man usikker, så møter man som regel opp. I alle fall de første gangene. Så dersom man først har invitert personer med i møtet, så skal man være klar over at man bruker andres tid. Så i utgangspunktet bør man ikke bruke mer tid enn nødvendig, av høflighet og omtanke for andre. Bare å være klar over dette, kan gjøre at man får mer gjort i møtene. Om man sløser med andres tid, så gjør dette at deltakerene ikke føler seg verdsatt. Og det tar ikke lang tid før de som har mulighet begynner å trekke seg unna. En god møteleder er bevisst dette. Dette leder oss over på et annet tema:

Agenda

Hva skal skje i møtet? Hvorfor kaller man personer inn i et møte? Dette blir besvart ved å sette opp en agenda. Møter som ikke har en agenda, er i stor grad mindre strukturerte. Dersom man kun ønsker å være sosial, så er det bra at deltakerne er klar over det før de dukker opp i møtene dine :D, for å sette det litt på spissen. Det er en annen side av denne mynten som man ikke så ofte ser også. Nemlig at dersom man ikke lager en agenda, så er det vanskelig for deltakerne å forberede seg. Og dersom man ikke kan forberede seg, så gjøres forberedelsene eller arbeidet i selve møtet, istedet for før møtet. Dette er en driver for at møter går over tiden. Som møtestyrer vil du helst ikke la møtene gå over tiden. Du vil også se til at møtene starter på tiden, det handler om respekt for deltakerene og deres tid.

Fremdrift

Har du vært så flink at du har satt opp en agenda, så er det også en fordel at man har skrevet ned hva man ønsker å oppnå med hvert punkt. Dersom man kun skal belyse en sak, så er det en ting. Dette er noe som også kan løses ved å la folk forberede seg før møtet og kanskje sende inn sine meninger. Men er det noe som skal avgjøres i møtet, så vil du la de inviterte være klar over dette, slik at de kan forberede seg. Ofte blir diskusjoner og avgjørelse smashet sammen i en «greie» og man får et ustrukturert og tungt møte. En grunn til å ha møter er å få til fremdrift i arbeidet sitt, og dersom møtene blir ustrukturerte, så mister man fremdrift.

Din egen tid

Når du skal bruke din egen tid på best mulig måte, så er planlegging av møter og hva du forventer å oppnå i disse møtene en viktig oppgave. Du vil ganske raskt se at ved å planlegge møter og sette ned mål for hva du vil oppnå, se at dette ikke bare sparer deg for tid, men også gir fokus til fremdrift. Husk å ta referat, eller få noen til å hjelpe deg med dette. Dette blir veldig viktig for videre arbeid.

Gjennomføring

Skal man bare la møtet ta sin egen kurs, eller vil man styre møtet? Selvsagt det siste, men det er ofte det første som skjer :D I hovedsak vil man være klar over at man har en start hvor man tar folk imot og informerer om hva som skal skje i korte trekk. Deretter vil man gjennomføre arbeidsdelen av møtet hvor man følger agenda og søker fremdrift. Det vil selvsagt være andre tema som vil komme opp, men hold fokus ved å notere ned ting som kan tas senere. Disse tingene som dukker opp trenger sin egen plass, pass på at de får det, men altså ikke i dette møtet. Om du ikke håndterer dette vil de påvirke møtet ditt. Til slutt søker du en avslutning. Finn ut hva som skal følges opp og bli enige om hvem som gjør hva. Du sender referat i ettertid. Husk å sett opp nytt møtetidspunkt mens du allerede har deltakerene tilstedet. Det er en fin oppgave å gjøre i avslutningen av møtet.

Oppgaveliste

Lag en agenda.

Send ut til deltakerene i god tid.

Tenk igjennom hva som er formålet med møtet og hva du ønsker å oppnå.

Kommuniser hva du ønsker å oppnå med deltakerene.

Dersom du ønsker beslutninger i møtet, la deltakerene få forberede seg.

Start på tiden, respekter deltakerene.

Skriv referat og send dette ut til deltakerne så snart etter møtet som mulig.

Hvor mye kan du forbedre deg?

Vil du finne ut hvor mye det har å si for deg og den bedriften du arbeider i om man forberer sin møtekultur. Her kan du ta en kort test som synliggjør nettopp dette.

Ta testen

Les mindre

Har du forsøkt å gi velmenende tips og råd?

Har du forsøkt å få gehør for dine ideer og tanker? Lykkes du? De samme spørsmålene har mange stilt seg. I disse tider med økende fokus på innovasjon, har antakelig flere og flere forsøkt seg på dette. Nå tenker du kanskje at jeg skal komme med en forklaring på hvordan dette virker, hvordan du kan ta i bruk denne kunnskapen for at du selv kan få igjennom dine tanker og ideer. Du tenker kanskje at dersom jeg bruker de rette ordene og kler meg i rette farger og tar med meg glanset ark, så vil mine ideer bli annerkjent? Og uansett, så lenge jeg har gode hensikter, så vil jeg nå frem og lykkes. De må alle skjønne.

Mange av de fagbøkene man leser, gir nettopp råd som dette. Og de fungerer ofte, men ikke alltid og i alle fall ikke over lang tid. En annen ting man legger merke til, er at man som regel bare vil finne hvor i artikkelen løsningen står, slik at man kan følge den oppskriften for så å gå til neste oppgave. Vel, løsningen for deg ligger her:

Svar deg selv på følgende:

Har du testet ideen din på andre og fått innspill, har du sjekket om det finnes tilsvarende løsninger og om dette har vært forsøkt tidligere, har du snakket med mottaker og funnet ut om de er klar for å få tips og råd, har du sjekket ut hva som er økonomiske og praktiske risiko og svakheter med ideene dine?

Og for dere som har litt mer tid,

så vil jeg gjerne legge til noen betraktninger. Jeg tror at dersom man fokuserer på å være litt mer tilstedet når man utfører sine oppgaver, så vil man bygge erfaring og kunnskap på en bedre måte.

La oss bruke dette på det første spørsmålet i denne artikkelen:

Har du forsøkt å gi velmenende tips og råd? Vel, hvis du har det, så antar vi at denne artikkelen gjelder for deg. Vi fortsetter med å stille spørsmål, og du blir bevisst på hva du selv mener om temaet. Dersom dette er noe du kjenner du vil forbedre, så leser du videre. Og det sammen gjelder dersom du vil ha dine ideer ut i livet. Still spørsmål for å sjekke om det er plass til dine ideer. Still spørsmål for å finne ut om du har mulighet for å lykkes. På den måten kan du ta bort usikkerhet og øve deg før du bruker din sjanse.

Testene vi lager i Samflyt handler om bevisstgjøring.

Vi skal lage en rekke tester og spørsmål for å hjelpe menneskene i bedriftene til å bli bevisst sitt arbeid og sitt miljø. Først da kan man starte å forbedre. Resultatet av denne metoden i forhold til "oppskrifts-metoden" er at man få svar på hvorfor ting er som det er, og hvorfor noe er mulig og andre ting ikke. Man får også innsikt i hva som må til, man får respekt for andre personer og deres situasjon også.

Hvordan påvirker dette deg?

Du kan her ta en test for å finne ut hvordan du ligger ann i forhold til mange andre. Er dette noe som angår deg, har du nytte av denne kunnskapen?

Ta testen

Les mindre

Ordet digitalisering

har en spesifikk betydning som betyr å konvertere analoge data til digitale. Men i 2020 er det sånn at digitalisering også betyr: «å ta i bruk teknologi for å løse oppgaver i en bedrift, på en moderne måte»

Når vi ser på denne definisjonen, bærer digitalisering med seg mer enn bare å ta i bruk ny teknologi. Og det er kanskje her de første feilsteg begynner for noen som vil digitalisere. For det første betyr digitalisering at man endre måten man gjør noen oppgaver på. Dersom man tidligere har gjort en oppgave på en måte, så skal man nå ikke lenger gjøre denne oppgaven på denne måten. Hvordan denne oppgaven gjøres i dag, er ofte et resultat av mange faktorer som til sammen har gjort at nettopp denne oppgaven nå blir gjort på denne måten.

Så hvis man skal endre noe

må man nødvendigvis også se på hvordan ting ser ut i dag. Og kanskje gjøre seg opp en mening om hva som er grunnen også. På mange måter kan man si at måten man løser en oppgave på nå, avhenger av hva som var gjeldende da man tok beslutningen. Så dersom man skal forbedre noe, trenger man å vite hva som er forventet av ny måte å gjøre oppgaven på.

Og her kommer grunnen til mange problemer

når det gjelder forbedringer. For når man skal se på hva som kreves av en prosess, så må man gjøre seg kjent. Det er ofte at man da gravet i ting som mange har lagt bak seg og IKKE vil ta opp igjen. Dette er helt naturlig selvsagt, men det stanser også digitaliseringen.

Så dersom man i forkant av en slik prosess kan være åpen om at gamle feil og mangler ikke skal gjennomgås, men at krav til oppgaven må blir belyst, så vil man ha en mulighet til å lykkes.

Kommer man til beslutningen

om å gjøre endringer i oppgavene, vil opplæring være nødvendig. De som nå skal endre sine arbeidsrutine trenger opplæring. Det kan være at funksjoner og oppgaver blir flyttet fra en stilling til en annen. Opplæring, kursing og tilrettelegging er ofte en kostnad som man ikke ser ved første øyekast. Og skal man lykkes med digitalisering, så må dette også behandles ansvarlig.

Vi har tidligere laget et dokument for digitalisering. Denne artikkelen er et uttdrag av dette, og du finner hele dokumentet under overskriften DIVERSE GODSAKER til høyre (når du ser siden på mobil, vil overskriften ligge nederst på siden).

Hva er deres digitale modenhet?

Ved å ta denne testen kan du få en pekepin på om digitalisering er noe som bedriften din er klar for?

Ta testen

Les mindre

Ta for eksempel stress

som vi alle kjenner godt til, og mer eller mindre lever med hele uken. Vi kjenner godt når stresset er tilstedet, vi kan se at andre er stresset, og enkelte ganger skjønner vi at vi selv må stresse ned for å takle hverdagen. Men hvordan påvirker stress oss, og hva gjør det med oss? Har det en kostnad for oss selv og for bedriften vi arbeider i?

Ifølge Harvard Business

vil stress skade din personlige produktivitet, forårsake dårligere helse, tappe deg for energi og ha en negativ påvirkning på dine omgivelser. Ja, spør du meg, så er ikke stress noe å trakte etter, med mindre man tjener rått på det da. Eller er det noen andre elementer vi ikke ser i denne ligningen? Hvorfor holder så mange på med denne stress-aktiviteten når det kun er skadelig?

Stress handler om forventninger

som du setter til deg selv. Men du setter forventninger til deg selv basert på hva andre forventer av deg også. Og kanskje den aller værste synderen er forventiningene som DU TROR andre har til deg. Men det jo ikke bare slå av forventningene fra alle rundt seg! Og det er heller ikke bare-bare å endre sine egne tanker. Hvordan griper man tak?

Svaret er enkelt å gjengi

men dersom man skal klare å forandre noe, må man skjønne alvoret. I alle fall dersom man ikke har noen som kan hjelpe til. Vi mennesker forsøker å løse ALLE våre utfordringer på samme måten. Finn en oppskrift, følg oppskriften og lever produktet. Men når man står ovenfor stress, så skjer det et par ting.

Vi tenker vel at reduksjon av stress

er en oppgave man kan skyve på, det finnes nemlig ikke en DEADLINE. Dvs det finnes en deadline, men den er det deg selv som setter. Og når du først har begynt å sette deg selv til side, så dukker ikke dette opp på listen din. For det andre, så kan denne oppgaven ikke måles av noe KPI-system som er implementert i bedriften, og det har gått greit så langt. Dessuten er det noe man kan jobbe seg igjennom, på vanlig måte!

Disse tankene gjør at man forsøke å løse opp i stress med en metode som brukes på vanlige oppgaver. Og på den måten kan vi forsøke i lang tid uten at vi reduserer stress. Hvorfor skjer dette om og om igjen?

Man er ikke bevisst

på hva man holder på med. Og de fleste forstår ikke alvoret i situasjonen. Så hva med å stille seg selv noen spørsmål? Man må stille alvorlige nok spørsmål til alvorlige situasjoner: Har du spurt dine kunder og overordnede om hva som forventes av deg? Virker dette rimelig? Trives du med denne situasjonen? Har du frykt for ikke å levere? Er du redd for å miste jobben? Da forstår man kanskje hvorfor man driver rovdrift på seg selv. Ved å ta opp disse spørsmålene, kan man raskt se om gevinsten med å stresse over tid gir deg det du søker. Svaret gir seg selv, stress er resultat av å ikke ta vare på seg selv, det handler om at man må arbeide på en annen måte som ikke gir stress. Stressfølelse er ikke et verktøy for økt produksjon, men et tegn på at noe er galt. Ja, selvsagt går det bra en kort periode, men så må ting normaliseres. Vi har vel alle hørt historien om bonden som nesten hadde fått hesten sin til å jobbe hele dagen uten mat og vann, men så døde den ... tenk det! Rett før han lykkes. Så trasig.

Noen ganger kan man bare

stille noen enkle spørsmål for å finne ut om folk tar vare på seg selv og om de har en sunn motivasjon. Dette er noe av testene vi i Samflyt vil tilby våre medlemmer og andre. Slik kan noen enkle øvelser bevisstgjøre og forebygge slik at vi alle får det bedre og kan ta tak i ting før problemene vokser.

Hvor stresset er du?

Og hva bør du tenke på i hverdagen?

Ta testen